Как заполнять грузовой путевой лист?

Содержание:

• На ком лежит обязанность по заполнению путевых листов?
• Для чего нужны путевые листы
• Форма путевого листа
• Правила оформления

Путевой лист является основанием для включения расходов на горючее, эксплуатацию и содержание грузового автомобиля, зарплату водителям при бухгалтерском и налоговом учете, поэтому важно оформлять его правильно. С 1 марта 2023 года заполнение путевых листов для грузовых автомобилей осуществляется по-новому. В статье расскажем обо всех изменениях в заполнении документации, рассмотрим сроки ее хранения, а также какие реквизиты в путевых листах обязательны с 2023 года.

На ком лежит обязанность по заполнению путевых листов?

Оформлять путевые листы обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые владеют автомобилями и используют их для коммерческих перевозок грузов или личных перевозок. Заполнение документа нужно проводить до выпуска автомобиля на линию. Его оформляют строго на смену или на рейс (в зависимости от того, что длительнее). Срок хранения документации составляет 5 лет.

Организации или предпринимателю могут выписать штраф, если грузовой автомобиль вышел в рейс без путевого листа, либо он оформлен с нарушениями. Оштрафовать нарушителя на разные суммы могут сотрудники нескольких ведомств.

• ГИБДД. За отсутствие путевого листа водитель заплатит 500 рублей, должностное лицо — 20 000 рублей, юридическое лицо либо ИП — 100 000 рублей.
• Федеральная налоговая служба. Если в документе ошибки и в ведомстве решат, что он не подтверждает фактическое использование грузового автомобиля, то могут наложить штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога. Если путевой лист потеряли или не сохранили, то возможен штраф от налоговой в размере 10 000 рублей.
• Минтранс. Если отсутствует отметка о медосмотре, то водитель заплатит 3000 рублей, должностное лицо 5000 рублей, организация 30 000 рублей. Штрафы такого же размера предусмотрены за нарушение требований технического осмотра транспортного средства.

Для чего нужны путевые листы

Для подтверждения экономической обоснованности аренды или лизинга грузового автомобиля, а также расходов, связанных с его эксплуатацией. Это зарплата водителю, надбавки за разъездной характер работы; стоимость ГСМ; проведение техобслуживания, техосмотра, ремонта ТС; стоимость парковки и пр.

В случае остановки грузовика представителями ГИБДД водитель должен показать документы на груз — не только транспортно-сопроводительные, например, товарно-транспортную накладную, но и путевой лист. Сотрудников трудовой инспекции в документации будет интересовать соблюдения норм трудового законодательства в отношении наемного персонала, чтобы отследить рабочий график водителей и установить корректность начисления зарплаты. Например, оплата за сверхнормативный рабочий день. Также путевой лист обязательно заинтересует проверяющих из налоговой. Изучив документацию, они получат сведения о том, правильно ли была произведена калькуляция расходов на транспортировку.

Форма путевого листа

В настоящее время предприниматели и организации могут самостоятельно разрабатывать форму документации, но соблюдая требования приказа Минтранса № 390, закона № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021.Форму документа утверждает руководитель.

За основу можно взять одну из применявшихся ранее унифицированных форм (ПГ-1, 4-С или 4-П). Чаще всего ИП предпочитают форму ПГ-1, поскольку в ней содержатся все необходимые для заполнения реквизиты, и она привычна для использования.

Бланк по форме 4-С больше подходит для спецтранспорта. Что касается формы 4-П, она удобна для предпринимателей, которые используют для расчета с водителями почасовую форму оплаты. Также за основу можно взять форму № 3, дополнив ее обязательными реквизитами.

Правила оформления

С 1 марта 2023 года вступили в действие новые правила заполнения путевых листов, утвердившие обязательные реквизиты и порядок оформления документов. Теперь не нужно указывать наименование и номер путевого листа, а также нет необходимости вести журнал их регистрации.

С этого года в документах обязательно нужно указывать следующие сведения:

1. Срок действия.
2. Сведения о лице, которое заполняло путевой лист. Помимо полного названия компании нужно вписать ОГРН, номер телефона и адрес.
3. Сведения о грузовом автомобиле: его тип, марку, модель, как в паспорте ТС. Должны быть отражены данные одометра. Это количество полных километров пробега. Их нужно снимать, когда машина выезжает со стоянки, после ее возвращения на парковку, а также когда окончена смена водителя или его рабочий день. В документе нужно указывать показания одометра при сдаче-приеме грузового автомобиля следующему водителю после завершения рабочего дня предыдущего водителя, если оформляли несколько путевых листов на одно транспортное средство.
   Также нужно отметить в документе дату, время выезда с парковки, информацию о том, когда машина вернулась на паркинг или в гараж. Отразить информацию о предрейсовом и послерейсовом осмотре технического состояния грузового автомобиля.
4. Фамилию, имя, отчество водителя или нескольких, работающих на автомобиле. Сведения о прохождении ими медосмотра перед рейсом и после.
5. Сведения о виде перевозки и виде сообщения. С этого года виды перевозки и сообщения указывайте в путевом листе согласно списку из пункта 7 Состава сведений из приказа № 390.

Рассмотрим наглядно, в чем разница между старыми и новыми обязательными реквизитами:

Как было сказано ранее, штрафуют за отсутствие ПЛ или недочеты в заполнении как водителя, управляющего транспортным средством, так и организацию (либо индивидуального предпринимателя), являющуюся собственником автомобиля. Размер штрафа зависит от нарушения и составляет от 500 рублей до 30 тысяч. Это достаточно ощутимые суммы даже для крупных организаций, не говоря уже об индивидуальных предпринимателях, которые работают на себя. Вот почему всем субъектам бизнеса, использующим в работе транспортные средства, необходимо выдавать своим сотрудникам путевые листы и следить за правильностью их оформления.